〜技術文書の検索課題を解消し、設計者が設計に集中できる環境を実現〜
株式会社戸畑製作所 様
導入効果サマリー
課題
・図面・依頼書を探すために設計業務が中断されることがあった
・台帳確認と図面管理棚の往復による手間と負担
・過去図面の所在が特定の担当者に依存する状態になっていた
解決策
・ミラリンクによるシステム開発と運用の伴走支援
・図面・依頼書などの紙資料を電子化
・「タグっと」を導入し、図面や関連資料をキーワードで検索できる環境を構築
効果
・図面および技術文書の検索時間を約90%削減
・年間1人あたり約211時間の業務時間削減
・設計業務を中断せず、設計者が本来の業務に集中できる環境を実現
・過去図面が検索可能になり、設計ナレッジの再活用が進んだ
戸畑製作所 様は、長年にわたり鋳造・機械加工分野で高い技術力を培ってきました。
設計から製造、品質保証までを一貫して担い、多品種の製品を扱っています。
今回は、タグっと導入前の業務課題や導入効果について、設計担当者の江口様にお話を伺いました。
タグっと導入前の課題について教えてください
江口様：
困っていたのは、紙の図面や依頼書を探すために設計業務が中断されてしまうことでした。他部門から定期的に依頼があり、その都度、紙資料を探す作業が必要になるんです。1時間くらいかけて探すことも珍しくありませんでした。
従来はどのような方法で資料を探していたのでしょうか？
江口様：
まず紙の台帳で製品番号を調べて、それから倉庫の棚まで移動してファイルを探すんです。変更履歴がある場合は、また台帳に戻って次の番号を調べて、また棚に行って…という必要があります。
特に20〜30年前の図面は、自分が担当していないものだと所在が不明確で大変です。
それは大変ですね。属人化の問題もあったのでしょうか？
江口様：
そうですね。設計担当は2名体制なんですが、自分が作成した図面なら比較的すぐ見つかります。
でも他の担当者の図面や、ましてや昔の図面となると時間がかかるんですよね。結果として「あの人じゃないと分からない」という状態になっていました。
業務への影響はいかがでしたか？
江口様：
図面を書くという本業を中断して探さないといけないのが一番困りました。とはいえ、不具合の対応は優先して行わなければならないので後回しにするわけにもいきません。
探し終わって戻ってきたら「何をやっていたっけ?」となってしまうこともありました。
本業に集中できないことが、やはり一番のストレスでしたね。
タグっとを導入されて、どのような変化がありましたか？
江口様：
正直なところ、検索そのものが業務課題として最優先だったわけではありません。
ただ、必要な情報をすぐ見れることはすごくありがたいです。
調べ物は一度ハマると想定以上に時間を取られてしまうことが多く、探す時間を極力短くすることは大切だと思っていました。
現在はすべての作業がパソコン上で完結するため、情報にたどり着くまでのスピードは圧倒的に速くなりました。体感としては、時間が半分になるどころではないかもしれません。
タグっとの導入を機に、大量に保管していた紙図面を電子化したことで、図面棚まで移動する必要がなくなり、台帳と棚を何度も往復する作業も不要になりました。
キーワード検索で目的の図面を即座に探し出せるうえ、プレビュー機能で内容を確認してから開けるため、「探す」「確認する」といった手間が大幅に削減されています。
現在では、必要な図面が「すぐに出てくる」状態が当たり前になり、日々の業務効率が大きく向上しています。
予想外の効果などはありましたか？
江口様：
昔の図面を見て「こんな書き方してたんだ」という発見がありました。今までは存在しないのと同じだったものが、検索できるようになったことで活用できる状態になりました。
このような情報って、設計者からすると引き出しが増える感覚なんですよね。ゼロから考えるよりも、過去データを元にした方が参考になって書きやすくなることもありますし。
いわゆる暗黙知として埋もれていた情報を、表に出しやすくなったと感じています。
これまでであれば「無いのと同じ」だった情報が、活用できるようになった点は非常に大きいと思っています。
ミラリンクのシステム開発における進め方や、エンジニアとの打ち合わせについてお聞かせください。
江口様：
定例ミーティングがあったのが良かったですね。正直、業務としての優先順位は高くなかったので、定例がなかったらなかなか進まなかったと思います。「これを用意しなきゃ」「これを作らなきゃ」とリードしてもらえたのは非常にありがたかったです。
ミラリンクのエンジニアの対応はいかがでしたか？
江口様：
「普通はこうだから」ではなく、弊社の業務内容を聞いた上で「では、こういう形で作りましょうか」と柔軟に対応してくれる姿勢が嬉しかったです。弊社の業務内容を理解しようとしてくれたところが一番助かりました。
必要最低限の機能に絞って、実用性を重視した設計をしてくれたのも良かったですね。
今後の展開について教えてください
江口様：
社内で文書探しをしないといけない時に、いつでも「それ探せますよ」と言える状態を作れるのが一番大きいと思っています。現在は設計部門での活用が中心ですが、今後は製造部門、品質保証部門、営業部門など、他部門にも展開していきたいですね。
